プロサスの若手社員、小田氏がkintoneを活用し、膨大なExcel業務を劇的に改善。アナログな部署の業務効率化にとどまらず、会社全体の変革を促し、kintone AWARD 2025のグランプリを獲得した事例を紹介。
「私は毎月毎月、 Excel を何往復すればいいんでしょうか」―― 異動した プロサス の若手社員・小田氏を待ち受けていたのは、 Excel が飛び交う膨大な事務業務。起死回生の小田氏による kintone アプリ、通称「小田トーン」は、アナログな部署だけなく、会社全体を変革することになる。 サイボウズの年次イベント「Cybozu Days 2025」において、この1年で最も優れた kintone 事例を決める「 kintone AWARD 2025」が開催された。全国6か所で開かれた「 kintone hive」のファイナリストが集結して、最終プレゼンを発表。観客参加型の選考を経て、グランプリを決定した。トップバッターは、消防設備のプロフェッショナル集団である プロサス だ。50年の歴史を持つ老舗企業で、消火器や火災報知器の販売、点検、工事を手掛ける。同社から小田凪波氏と黒田章太氏がダブル登壇した。物語の主役は小田氏だ。2021年に販売部へ入社後、設備部へ異動となる。そこは、国家資格を持つ消防設備士「ボウサイズ（防災s）」が集う現場の最前線。だが同時に、「おじさんしかいない！」（黒田氏）環境であった。彼女を待ち受けていたのは、膨大な事務作業。大量の Excel を行き来して、スケジュール管理から売上報告までをたった1人で処理する。驚くべきことに、20年以上現役で使われている Excel もあったという。小田氏は、「私は毎月毎月、 Excel を何往復すればいいんでしょうか」と当時を振り返る。 関数を組んで効率化を図ろうとしても、「関数とかよくわかんないなぁ」「消えました！ごめんなさい」と、使われることはなかった。上司からタスク管理ツールの導入も打診されたが、設備部の複雑な業務には汎用ツールでは対応できない。 そんな時、小田氏の脳裏に浮かんだのが「 kintone 」だった。管理業務の複雑さや現場とのやり取り、多数の情報を紐付けたいという要件をサイボウズに伝えたところ、担当者は「 kintone ならできます！」と即答。もはや契約するしか選択肢はなかった。ゲーム感覚でアプリを作れるだけではなく、衝撃だったのは、あれだけ苦しめられた“モンスター Excel ”が、そのまま kintone アプリ化できたことだ。 さらに、誰でも使えるカレンダー形式での管理を実現するために、プラグインである「カレンダーPlus」（ラジカルブリッジ開発）を導入。これが、設備部が「小田トーンすごいよ！」と絶賛するシステムの始まりだった。従来、案件ごとのやり取りは電話やメールベースで混乱の元だったが、 kintone アプリ内のコメント機能で完結。現場へ持ち込む大量の資料も、アプリに集約することでペーパーレス化も達成した。小田氏の工夫は止まらない。データ更新のために、基幹システムからマスター情報をCSVで書き出し、Power Queryで統合、 kintone にインポートするという仕組みを構築。さらにコマンドプロンプトとタスクスケジューラーで、この仕組みを自動化することにも成功した。外部連携が可能な kintone の強みを最大限に活かした形だ。 設備部に kintone が導入されて1年、その成果はすさまじかった。部内の情報共有が進み、こなせる案件数は2倍となり、売上も2倍に増加。その分、事務作業が増えたにもかかわらず、事務作業は小田氏1人で回せるほど効率化が進んでいる。.
「私は毎月毎月、Excelを何往復すればいいんでしょうか」―― 異動したプロサスの若手社員・小田氏を待ち受けていたのは、Excelが飛び交う膨大な事務業務。起死回生の小田氏によるkintoneアプリ、通称「小田トーン」は、アナログな部署だけなく、会社全体を変革することになる。 サイボウズの年次イベント「Cybozu Days 2025」において、この1年で最も優れたkintone事例を決める「kintone AWARD 2025」が開催された。全国6か所で開かれた「kintone hive」のファイナリストが集結して、最終プレゼンを発表。観客参加型の選考を経て、グランプリを決定した。トップバッターは、消防設備のプロフェッショナル集団であるプロサスだ。50年の歴史を持つ老舗企業で、消火器や火災報知器の販売、点検、工事を手掛ける。同社から小田凪波氏と黒田章太氏がダブル登壇した。物語の主役は小田氏だ。2021年に販売部へ入社後、設備部へ異動となる。そこは、国家資格を持つ消防設備士「ボウサイズ（防災s）」が集う現場の最前線。だが同時に、「おじさんしかいない！」（黒田氏）環境であった。彼女を待ち受けていたのは、膨大な事務作業。大量のExcelを行き来して、スケジュール管理から売上報告までをたった1人で処理する。驚くべきことに、20年以上現役で使われているExcelもあったという。小田氏は、「私は毎月毎月、Excelを何往復すればいいんでしょうか」と当時を振り返る。 関数を組んで効率化を図ろうとしても、「関数とかよくわかんないなぁ」「消えました！ごめんなさい」と、使われることはなかった。上司からタスク管理ツールの導入も打診されたが、設備部の複雑な業務には汎用ツールでは対応できない。 そんな時、小田氏の脳裏に浮かんだのが「kintone」だった。管理業務の複雑さや現場とのやり取り、多数の情報を紐付けたいという要件をサイボウズに伝えたところ、担当者は「kintoneならできます！」と即答。もはや契約するしか選択肢はなかった。ゲーム感覚でアプリを作れるだけではなく、衝撃だったのは、あれだけ苦しめられた“モンスターExcel”が、そのままkintoneアプリ化できたことだ。 さらに、誰でも使えるカレンダー形式での管理を実現するために、プラグインである「カレンダーPlus」（ラジカルブリッジ開発）を導入。これが、設備部が「小田トーンすごいよ！」と絶賛するシステムの始まりだった。従来、案件ごとのやり取りは電話やメールベースで混乱の元だったが、kintoneアプリ内のコメント機能で完結。現場へ持ち込む大量の資料も、アプリに集約することでペーパーレス化も達成した。小田氏の工夫は止まらない。データ更新のために、基幹システムからマスター情報をCSVで書き出し、Power Queryで統合、kintoneにインポートするという仕組みを構築。さらにコマンドプロンプトとタスクスケジューラーで、この仕組みを自動化することにも成功した。外部連携が可能なkintoneの強みを最大限に活かした形だ。 設備部にkintoneが導入されて1年、その成果はすさまじかった。部内の情報共有が進み、こなせる案件数は2倍となり、売上も2倍に増加。その分、事務作業が増えたにもかかわらず、事務作業は小田氏1人で回せるほど効率化が進んでいる。
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