A menos de un mes de la entrada en vigor de Verifactu para empresas, solo un porcentaje muy bajo de pymes y autónomos ha implementado el sistema de facturación electrónica de la AEAT. La adaptación, aunque con ventajas en imagen y seguridad, ha presentado desafíos, especialmente en la elección de plataformas y la revisión de protocolos.
El próximo 1 de enero entrará en vigor Verifactu para las empresas, el sistema de facturación electrónica de la Agencia Tributaria . Pero a poco más de un mes para su imposición, solo un 8% de las pymes y los autónomos –para quienes la fecha límite será el 1 de julio– lo ha implementado, mientras que un 15% está en proceso de hacerlo, según datos del Observatorio TeamSystem: radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías, realizado por Ipsos.
Marta Pontnou, consultora de imagen y escritora, está entre los que han optado por adelantarse: “Decidimos anticiparnos y no esperar al último momento para evitar posibles contratiempos, dirigiéndonos a nuestro asesor”, cuenta. Así, detalla que han incorporado una plataforma de facturación “muy intuitiva, práctica y resolutiva” que, no obstante, ha obligado a revisar sus protocolos, teniendo que emitir un borrador al cliente previo al documento final. “No es lo más práctico”, reconoce Pontnou, “pero evita sustos y tener que hacer recibos rectificativos cada semana; además, el cliente se toma más en serio la facturación”. Asegura que el nuevo sistema aporta una imagen de seriedad y seguridad sin haber asumido apenas ningún coste, declarando haber invertido “un par de mañanas en la formación, y nuestro asesor nos ha incluido el programa en la cuota que ya pagábamos”. Unas ventajas que corrobora Emilio Moreira, responsable de instalaciones VMA Galicia, quien afirma que el envío de recibos con un QR verificable –una de las condiciones de Verifactu– “ha aportado mucha más seriedad y fiabilidad ante nuestros clientes”. En su caso, la experiencia de adaptación resultó algo más complicada, toda vez que la primera opción elegida, a través de una ayuda del Kit Digital, “no se ajustaba a nuestras necesidades”. Moreira admite que la mayor dificultad fue reconocer que la primera decisión no funcionó: “Perdimos tiempo y dinero en la otra solución antes de explorar otras opciones”, relata. Tras una búsqueda, optaron por otra plataforma de facturación cuya adopción “ha sido bastante sencilla y rápida; después de unos meses usándola, la verdad es que no volveríamos a la facturación en Excel ni de broma”, apunta. En concreto, la aplicación elegida por esta pyme se trata de Billivo, desarrollada por Code10 y lanzada al público el pasado mes de septiembre. Su consejero delegado, Antonio Valladares, indica que los interesados que reciben “llegan desinformados, en muchos casos no conocen ni los requerimientos que les aplican y que les van a entrar en vigor”. Por eso, desde la plataforma asumen una labor informativa con un enfoque práctico para “resolver la nueva normativa de forma sencilla y asequible”, lo que incluye incluso un paquete gratuito. El ejecutivo advierte, sin embargo, de posibles costes indirectos, dado que “las integraciones con programas ERP existentes son variables y pueden requerir desarrollos para aquellas empresas con soluciones de facturación previas”. Valladares destaca también las diferentes necesidades que presenta cada sector empresarial; así, la firma ha lanzado soluciones para hostelería y comercios –“que requieren de TPV adaptados a Verifactu”–, así como una opción específica para taxistas, con un dispositivo propio. A este respecto, Arnau Bonada, director ejecutivo de Fika Economistes i Advocats, señala que los negocios con programas informáticos para la facturación que son de elaboración propia “lo van a pasar mal, porque resulta muy difícil adaptarlos a los estrictos requisitos de la ley antifraude”. Y es que, de acuerdo con Bonada, la principal implicación de Verifactu consiste en que los registros se van a comunicar “prácticamente” en tiempo real a la AEAT; además, no permitirán eliminar ni modificar los recibos emitidos. Las empresas afectadas “se verán obligadas a modificar su operativa o arriesgarse a elevadas sanciones por incumplimiento”. No obstante, y aunque –en su experiencia– “existe todavía un gran desconocimiento acerca de las nuevas obligaciones”, aclara que el sistema es, en realidad, optativo. “La obligación consiste en que si facturamos a través de un programa informático, este debe cumplir con los requisitos de la Ley Antifraude; a partir de ahí, Verifactu –el envío automático de los registros a la AEAT– es totalmente opcional”, puntualiza. Aún así, pide prudencia a quien utiliza una hoja de cálculo para sus facturas “porque hay mucha incertidumbre y las sanciones pueden ser elevadísimas”. Lo relativo a las sanciones es, para Rubén Gimeno, secretario técnico del Registro de Economistas Asesores Fiscales, uno de los aspectos que más deberían preocupar a quienes aún no han iniciado su adaptación. En sus palabras, “no hacerlo puede generar problemas para emitir recibos válidos e imposición de sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros”. Además del riesgo económico, recalca que quedarse fuera del sistema afectará a “la operativa diaria y la relación con clientes o proveedores”. En este sentido, Gimeno avisa de que la situación será cada vez más difícil de evitar, ya que “hacia 2027 o, a muy tardar, 2028, la facturación electrónica será una obligación generalizada”. Hasta entonces, Verifactu supone un “paso importante” hacia la digitalización y la transparencia fiscal, e “impulsará una gestión más eficiente, reforzará la confianza en el sistema fiscal y equilibrará la competencia entre empresas”, afirma. Frente a esto, Gimeno apunta como los principales obstáculos la falta de recursos tecnológicos, el desconocimiento del nuevo sistema y la propia la resistencia al cambio. En cuanto a costes se refiriere, destaca que un autónomo necesitará entre 100 y 300 euros para adaptarse, una microempresa entre 300 y 600 euros, y una pequeña entre 600 y 1.000 euros. Para asumir este gasto, “lo ideal es que se hubiera utilizado el Kit Digital y los fondos europeos para que fuera nulo, y aprovechar para digitalizar la gestión del negocio”, considera Celia Ferrero, vicepresidenta de la Asociación de Trabajadores Autónomos , quien señala la herramienta gratuita de la AEAT –lanzada en octubre– como alternativa. “Para aquellos que no pueden pagar un software que dé soporte a la facturación es un aspecto positivo”, asegura, aunque lamenta que el colectivo no haya sido consultado sobre su diseño y duda de su usabilidad para casos tan heterogéneos como el de los profesionales que lo componen. Según Ferrero, el principal problema es la “mucha desinformación” provocada por la complejidad en su puesta en marcha y la superposición de normas de distintos organismos. La portavoz de ATA insiste en que la adopción de Verifactu resulta “absolutamente precipitada, y creemos que ni pymes ni autónomos están preparados para ello”. Por eso, Ferrero reclama la coordinación de calendarios para las diferentes normativas previstas y posponer su obligatoriedad hasta 2027, evitando “volver locos a los profesionales y a quienes les asesoran”.
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