ORENDA WORLD、複数調査データを基に会議後の“隠れ重労働”を分析。AI議事録要約「Gijiroku Summary」が“書く時間ゼロ”の働き方を実現へ 株式会社ORENDA WORLDのプレスリリース
弁護士ドットコム株式会社「社内会議白書2023 by MeetingBase」 https://www.bengo4.com/corporate/news/article/uvpk9ilk73p/もの従業員が自社に「無駄な会議がある」と感じています。 その主な原因として挙げられるのが、「長時間の会議」（54.3%）や「議題が不明瞭」（44.5%）といった、会議運営の基本的な問題です※1。しかし、これはより根深い問題の表面的な「症状」に過ぎません。これらの非効率な会議は、会議後の議事録作成業務を著しく困難にし、それが次の会議の非効率性を生むという悪循環を引き起こしています。 具体的には、不明瞭な議題の会議は議論が発散しやすく、長時間に及びがちです。その結果、要点を整理して議事録にまとめる作業は複雑化し、膨大な時間を要します。さらに、議事録作成を担当する従業員は記録に集中せざるを得ず、調査によればが「議事録を書いていることで会議中に発言しにくい」と感じています※3。これにより、担当者の貴重な意見が失われ、議論の質が低下します。最終的に、不十分な議事録からは明確な決定事項や次のアクションプランが生まれにくく、結果として次回の会議もまた「議題が不明瞭」な状態で始まるという、生産性の負のスパイラルに陥るのです。会議そのものの非効率性に加え、真に企業の生産性を蝕んでいるのは、会議後に発生する「議事録作成」という業務です。キヤノンマーケティングジャパン株式会社の調査によれば、ビジネスパーソンは議事録作成業務に1週間あたり平均6.
13時間を費やしており、これを年間に換算すると319.6時間にも達します※2。これは、1年の労働日（約240日）で換算すると、実に40日分、約2ヶ月間の業務時間に相当する膨大な時間です。 この負担は、一回ごとの作業時間からも明らかです。ソースネクスト株式会社の調査では、1回の議事録作成にかかる時間は平均で50.4分と報告されており、1時間の会議の後には、ほぼ1時間近い事務作業が待ち受けている計算になります※3。■【分析結果3】本当のコスト：次世代への「生産性という名の税」キヤノンマーケティングジャパン株式会社の同調査によると、議事録作成を担う割合は20代が最も高く、彼らがこの業務に費やす時間は週平均で8.46時間にものぼります※2。これは、週の労働時間のうち丸一日以上を、付加価値を直接生まない事務作業に費やしていることを意味します。この負担は、若手社員の残業にも直結しており、社会人経験5年未満の社員を対象とした別の調査では、これは単なる時間的な損失に留まりません。本来、若手従業員がコア業務のスキル習得、新しい知識の吸収、そしてイノベーティブなアイデアの創出に使うべき貴重な時間が、機械的な作業に奪われているのです。これは、企業が将来の成長のために最も投資すべき人材に対し、「生産性という名の重税」を課していることに他なりません。 もしこの時間が解放されれば、従業員は「他の作業を進める」（50.9%）、「会議に集中する」（37.0%）、「残業時間を削減する」（32.3%）といった、より本質的な業務に時間を再配分できると期待されています※2。議事録作成の自動化は、単なる業務効率化ではなく、次世代の才能を育成し、企業全体の競争力を高めるための戦略的投資と言えます。出典: キャノンマーケティングジャパン株式会社「議事録／発言録の作成業務における現場の負担とDXの浸透を調査」 https://store.canon.jp/online/secure/voiter_report.aspx
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