関西外国語大学の職員が、kintone hive 2025 osakaで大学DX推進事例を発表。コロナ禍での奨学金申請におけるkintone活用成功体験を基に、全学への展開と他大学との連携を目指す。18歳人口減少という大学を取り巻く厳しい現状を踏まえ、業務効率化と職員の意識改革をkintoneで実現しようとしている。
「 kintone を大学の業務の共通言語にしたい」。コロナ渦の奨学金申請で kintone を活用したときの部門の成功体験を、全学に拡げるべく奮闘する大学職員。その熱意とサポート力は、他の部署も巻き込んでいく。 kintone hive 2025 osakaの事例登壇のラストを飾ったのは 関西外国語大学 の2人の職員。18歳の人口減少とそれに伴なう競争の激化で 大学DX はまさに待ったなし。「日本全国、 kintone で 大学DX ！」を掲げ、他大学での kintone ユーザーの仲間を増やしていきたいという。「 kintone と大学の仕事 出会うまで 出会ってから」というタイトルで登壇したのは、 関西外国語大学 の二人。「出会うまで」を語った山本大嗣氏は、 関西外国語大学 に入職して13年目で、図書館学術情報センター（元学生部）で勤務している。「以前は中国の大学で映像やアニメ制作を教えていました」とのことで、好きな料理は激辛の湖南料理だ。出会ってから」を語る仲井琢哉氏は、もともと高校教諭で、ITベンチャーを経て、昨年から 関西外国語大学 の教務部で勤務している。 大阪府枚方市にある 関西外国語大学 は、学生数は1万1972名（2025年5月1日現在）。特徴は留学制度ということで、世界55カ国・地域に協定校419大学を抱える。留学生を担当する仲井氏は、「半年間で500名、年間で1000名の留学生が来るため、かなりの人数が学内におります」とアピールする。山本氏が、「入職する前、大学の職員の仕事って、どんなイメージでしたか？」と聞くと、仲井氏は「学生の授業や生活をサポートするのは、イメージ通りだったんですが、パソコンを使った業務が多いと思ったら、意外と紙や内線電話などアナログの業務が多かったのはギャップでした」と答える。 現在、 関西外国語大学 では全職員の約6割強にあたる13部署115名が kintone を利用している。そんな 関西外国語大学 の二人が、今回の kintone hive登壇で成し遂げたいのは、「他大学の kintone ユーザーの仲間を増やしたい、つながりたい」ということだ。「なぜこんな目標を掲げたのか？」と、山本氏は大学を取り巻く現状について説明する。 大学は厳しい環境に置かれている。18歳人口は減少しており、競争も激化。業務改善や職員の脱属人化、多能工化までを見込んだ 大学DX は待ったなしだ。「ただ、日々の業務が忙しく、そういった新しいことを考える時間がないという悩みがあります。 kintone はそういったときに強い味方になってくれるのではないかと考えています」と仲井氏は語る。 kintone 導入のきっかけは、コロナ禍だ。当時、コロナ禍での奨学金業務を担当していた山本氏だが、「対面での対応不可」「鳴り止まない電話」「あふれる書類」「情報共有の難しさ」「わからないことが聞けない」などさまざまな困難にぶち当たった。 この困難を解決するために、なにかいいサービスはないか？ こうして出会ったのがサイボウズの kintone だ。結論から言うと、 kintone の導入で4人だった人材派遣は1人に減らすことができた。これを実現するために、紙と対面前提だった業務フローの改善からスタートした。 申請の部分では kintone ＋フォームブリッジ（トヨクモ）で非対面・ペーパーレス化を実現した。ただ、奨学金の申請においては、紙の書類がどうしても必要になる。日本学生支援機構に提出する書類がそれだ。そのため、フォームブリッジとプリントクリエイターを連携させ、学生用の書類にQRコードを貼り付け、提出書類のPDFを kintone に一括取り込みできるようにした。「無理をして紙をなくすのではなく、紙をいかに効率よく管理していくか？ この視点で kintone にすべての情報を集約することに成功しました」と山本氏は振り返る。こうした kintone による業務改善。仲井氏の「部署で変化したことはありますか？」という質問に対して、山本氏は「大きな変化がありました」とマインドセットの変革について言及する。 kintone の導入前は、「システムは業者まかせ」「コストはかかるもの」「1度作ったものは変えられない」「非効率な業務にシステムをあわせる」のが普通だった。 しかし、 kintone 導入後は「システムは自分ごとである」「かけなくてもよいコストがある」「システムは必要に応じて変えていくもの」「システムで業務を効率化」に変化した。「自分たちの手で効率化できる。そんな喜びにみなさん気がついてくれました」と山本氏は語る。「成功体験って大事ですね」と仲井氏が語ると、自分自身で効率化できることに喜んでいるみんなを見ていると、山本氏もうれしくなるという。ここまでには学生部内での地道な活用推進があった。たとえば、学生部内で活用拡大を目指し、有志メンバーでアプリ作成勉強会を実施。しかし、続く学生部の業務改善発表会では、業務への理解が足りないと厳しいダメ出しをされてしまう。こうして試行錯誤をしていくと、他の大学での活用事例が気になってくる。ここで大阪経済大学の担当者との出会いをもたらしてくれたのが、パートナーである富士フイルムビジネスイノベーションジャパン。「 kintone のことだけじゃなく、学内の業務のいろいろなことを相談できる関係を築くことができました」と山本氏は語る。 そんな山本氏は2024年4月に情報部門へ異動となり、学内全体のDXを推進する「情報化推進・推進会議メンバー」にもなった。そこから山本氏は、学生部での業務改善で活用していた kintone を「大学の業務の共通言語にしたい！」と考え、全学展開へと一歩を踏み出す。「学内の共通言語になれば、お互いに相談ができ、部署異動があっても仕事ができるのではないか」という思いだ。各部署へのヒアリング、導入前説明会などをほぼ4ヶ月で終え、ワークショップやプラグイン説明会なども実施した。「このとき私が大事にしたのは、導入前に kintone 利用のイメージを持ってもらうことでした」（山本氏）とのことで、各部署のヒアリングでは kintone だけでできる業務改善、プラグインを組み合わせた方がよい業務改善などを分類し、説明会も何度も実施した。 2024年8月からは全学での運用を開始。Garoonを見れば、山本氏の8月の予定はほぼ kintone の説明会で埋まっていることがわかる。ひたすら丁寧な説明を続け、学内で利用しているSlackには kintone ユーザーのワークスペースも開設。各部署には kintone 活用を推進する統括ユーザーを指名し、毎月の利用状況を共有するようにした。.
「kintoneを大学の業務の共通言語にしたい」。コロナ渦の奨学金申請でkintoneを活用したときの部門の成功体験を、全学に拡げるべく奮闘する大学職員。その熱意とサポート力は、他の部署も巻き込んでいく。 kintone hive 2025 osakaの事例登壇のラストを飾ったのは関西外国語大学の2人の職員。18歳の人口減少とそれに伴なう競争の激化で大学DXはまさに待ったなし。「日本全国、kintoneで大学DX！」を掲げ、他大学でのkintoneユーザーの仲間を増やしていきたいという。「kintoneと大学の仕事 出会うまで 出会ってから」というタイトルで登壇したのは、関西外国語大学の二人。「出会うまで」を語った山本大嗣氏は、関西外国語大学に入職して13年目で、図書館学術情報センター（元学生部）で勤務している。「以前は中国の大学で映像やアニメ制作を教えていました」とのことで、好きな料理は激辛の湖南料理だ。出会ってから」を語る仲井琢哉氏は、もともと高校教諭で、ITベンチャーを経て、昨年から関西外国語大学の教務部で勤務している。 大阪府枚方市にある関西外国語大学は、学生数は1万1972名（2025年5月1日現在）。特徴は留学制度ということで、世界55カ国・地域に協定校419大学を抱える。留学生を担当する仲井氏は、「半年間で500名、年間で1000名の留学生が来るため、かなりの人数が学内におります」とアピールする。山本氏が、「入職する前、大学の職員の仕事って、どんなイメージでしたか？」と聞くと、仲井氏は「学生の授業や生活をサポートするのは、イメージ通りだったんですが、パソコンを使った業務が多いと思ったら、意外と紙や内線電話などアナログの業務が多かったのはギャップでした」と答える。 現在、関西外国語大学では全職員の約6割強にあたる13部署115名がkintoneを利用している。そんな関西外国語大学の二人が、今回のkintone hive登壇で成し遂げたいのは、「他大学のkintoneユーザーの仲間を増やしたい、つながりたい」ということだ。「なぜこんな目標を掲げたのか？」と、山本氏は大学を取り巻く現状について説明する。 大学は厳しい環境に置かれている。18歳人口は減少しており、競争も激化。業務改善や職員の脱属人化、多能工化までを見込んだ大学DXは待ったなしだ。「ただ、日々の業務が忙しく、そういった新しいことを考える時間がないという悩みがあります。kintoneはそういったときに強い味方になってくれるのではないかと考えています」と仲井氏は語る。kintone導入のきっかけは、コロナ禍だ。当時、コロナ禍での奨学金業務を担当していた山本氏だが、「対面での対応不可」「鳴り止まない電話」「あふれる書類」「情報共有の難しさ」「わからないことが聞けない」などさまざまな困難にぶち当たった。 この困難を解決するために、なにかいいサービスはないか？ こうして出会ったのがサイボウズのkintoneだ。結論から言うと、kintoneの導入で4人だった人材派遣は1人に減らすことができた。これを実現するために、紙と対面前提だった業務フローの改善からスタートした。 申請の部分ではkintone＋フォームブリッジ（トヨクモ）で非対面・ペーパーレス化を実現した。ただ、奨学金の申請においては、紙の書類がどうしても必要になる。日本学生支援機構に提出する書類がそれだ。そのため、フォームブリッジとプリントクリエイターを連携させ、学生用の書類にQRコードを貼り付け、提出書類のPDFをkintoneに一括取り込みできるようにした。「無理をして紙をなくすのではなく、紙をいかに効率よく管理していくか？ この視点でkintoneにすべての情報を集約することに成功しました」と山本氏は振り返る。こうしたkintoneによる業務改善。仲井氏の「部署で変化したことはありますか？」という質問に対して、山本氏は「大きな変化がありました」とマインドセットの変革について言及する。kintoneの導入前は、「システムは業者まかせ」「コストはかかるもの」「1度作ったものは変えられない」「非効率な業務にシステムをあわせる」のが普通だった。 しかし、kintone導入後は「システムは自分ごとである」「かけなくてもよいコストがある」「システムは必要に応じて変えていくもの」「システムで業務を効率化」に変化した。「自分たちの手で効率化できる。そんな喜びにみなさん気がついてくれました」と山本氏は語る。「成功体験って大事ですね」と仲井氏が語ると、自分自身で効率化できることに喜んでいるみんなを見ていると、山本氏もうれしくなるという。ここまでには学生部内での地道な活用推進があった。たとえば、学生部内で活用拡大を目指し、有志メンバーでアプリ作成勉強会を実施。しかし、続く学生部の業務改善発表会では、業務への理解が足りないと厳しいダメ出しをされてしまう。こうして試行錯誤をしていくと、他の大学での活用事例が気になってくる。ここで大阪経済大学の担当者との出会いをもたらしてくれたのが、パートナーである富士フイルムビジネスイノベーションジャパン。「kintoneのことだけじゃなく、学内の業務のいろいろなことを相談できる関係を築くことができました」と山本氏は語る。 そんな山本氏は2024年4月に情報部門へ異動となり、学内全体のDXを推進する「情報化推進・推進会議メンバー」にもなった。そこから山本氏は、学生部での業務改善で活用していたkintoneを「大学の業務の共通言語にしたい！」と考え、全学展開へと一歩を踏み出す。「学内の共通言語になれば、お互いに相談ができ、部署異動があっても仕事ができるのではないか」という思いだ。各部署へのヒアリング、導入前説明会などをほぼ4ヶ月で終え、ワークショップやプラグイン説明会なども実施した。「このとき私が大事にしたのは、導入前にkintone利用のイメージを持ってもらうことでした」（山本氏）とのことで、各部署のヒアリングではkintoneだけでできる業務改善、プラグインを組み合わせた方がよい業務改善などを分類し、説明会も何度も実施した。 2024年8月からは全学での運用を開始。Garoonを見れば、山本氏の8月の予定はほぼkintoneの説明会で埋まっていることがわかる。ひたすら丁寧な説明を続け、学内で利用しているSlackにはkintoneユーザーのワークスペースも開設。各部署にはkintone活用を推進する統括ユーザーを指名し、毎月の利用状況を共有するようにした。
Kintone 大学DX 業務効率化 関西外国語大学 教育機関
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