BacklogのユーザーグループであるJBUG（Japan Backlog User Group）は2月26日に勉強会を開催。タスクだらけのイベント管理にBacklogを導入したメディア総研の講演をレポートする。
2月26日に都内で開催されたJBUG（Japan Backlog User Group）の勉強会。ユーザー事例セッションで登壇したメディア総研の勝毛哲也さんは、「脳内タスクをスーパー属人化でやってた営業」にBacklogを使ってもらうまでの試行錯誤を披露した。JBUGはプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」のユーザーグループ。Backlogを使ったい仕事のやり方や、タスク管理やチームワークの悩み、解決方法などを共有するコミュニティだ。2017年から始まったJBUG主催の勉強会はすでに140回以上記載されており、イベント管理を行なうconnpassに登録されているメンバーは3000名を超えている。 「Backlogを使って個人の脳内タスク管理からチームのプロジェクトマネジメントへ」というタイトルで講演したのは、会場となったメディア総研の勝毛哲也さんだ。勝毛さんはBacklog World 2024の運営チームにも入ったBacklog使いで、JBUGでの登壇も多い。 メディア総研は高専特化の採用支援事業を手がけており、主力事業として高専生向けの合同会社説明会を行なっている。しかし、こうしたオフラインのイベントでは企画や会場の手配、企業ブースの出展、学生参加者の募集、当日の運営まで数多くのタスクをこなさなければならない。そして、部署ごとにタスクを振り分けると、マーケや制作も関わるが、特に営業の負担が大きい。「これを今までチャットと口頭でやっていました。ヤバいですよね。ようやれたなと僕も思っています」と勝毛さんは振り返る。 今までなぜこれができていたのか？ これは単に営業の企画担当が全行程を一気通貫でタスク管理をしていたからだ。「営業は脳内タスクをスーパー属人的にやっていた。その人じゃないと、全体がよくわからないし、部署間の連携もうまくできない。ノウハウも溜まらないので、今年やったイベントを来年はまた一から始めないといけない」と勝毛さんと課題を語る。当然、営業担当が辞めると、そのイベントがまったく把握できなくなる。そして、実際に営業担当が辞めてしまったことで、会社は窮地に陥る。ただ、不幸中の幸いだったのは、営業以外の制作やマーケティングチームがもともとBacklogを使っていたことだ。以前からJBUGにコミットしていた勝毛さんのリードの元、「Backlogを使って、イベント管理をやろう」という機運が高まったのが、去年の話だという。勝毛さんが最初にやったのは、「使う意味を理解してもらう」こと。「口頭とチャットはもうやめよう、Backlogでやろうという提案は何度もしていた。でも、自分の脳内ではできているので、できてないことがわからない」と勝毛さんは語る。「どうにかやれてたつもりだけど、実際はやれていないことに、気づいていないだけなのかもしれない」と考えた勝毛さんは、「Backlogは面倒くさい」と考えている営業に対して、質問と気づきを与えることにした。 勝毛さんがイベント運営の現場で見たのは、昨年のイベントのことを調べるために聞き回り、探し回って、残業していた担当者の姿。「去年のイベントについてチャットの履歴を探したり、結局わからなくて迷宮入りしたことない？」と聞くと、営業はみんな「はい」と答えた。続く「タスクを誰がやって、どこまで進んでいるかわからない。なんなら期日通りに終わってない、着手してないことで、お客さまや社内の人に迷惑かけたことない？」と聞くと、こちらも実は「あるある」だったという。さらに「タスクを任されたけど、情報が断片的すぎて、調べていたら1日終わっていたことない？」と聞くと、これもみんなイエスの答え。しかも、自分に関係ある情報なのに、なぜか自分が見られない場所にあり、時間が無駄だと感じる人も多かった。情報が共有されていないと、無駄な時間を費やし、当然ながら仕事のモチベーションは下がってしまう。 なぜこんなことが起こるか？ これは「チャットですべてを済ませようとする問題」があるからだと勝毛さんは指摘する。チャットは簡単にメッセージを投げられるので、タスクを出す側は楽だが、依頼を受けた側は大変。メッセージがどんどん流れるので、依頼内容を探すのにも骨が折れる。そもそも自分に関係ないグループや参加していないグループが乱立して、勝手に話が進むと、未読はどんどん増えてしまう。未読が増えすぎると、「見ない」がデフォルトになり、コミュニケーションツールとしての役割を果たさなくなる。「チャットツールはそもそも情報を整理することに向いていない」と勝毛さんは指摘する。テキストで会話するためのツールなので、トピックごとに話をまとめたり、プロジェクト全体を俯瞰したり、タスクの担当や進捗を見るのには不向き。また、去年どうしたかを知るためには、担当者の記憶に頼ったり、チャット履歴から会話を追わなければならない。これでは時間がかかるのは当たり前。「チャットだけで完結するのは、自営業を一人でやっている人くらい。チームで仕事するためには、チャットだけでは難しい」と勝毛さんは語る。これに対してBacklogを使ったプロジェクト管理では、トピックごとに会話を見ることができ、会話にリンクが張れるので、作業の解像度が高くなる。コメントにやりとりも残り、タスクを誰が担当し、いつまでに、なにをやればいいのかも明確になる。そして、必要なときに通知が来るし、決まったことはWikiなどにストックできる。「プロジェクト管理は管理するものではなく、便利にするもの」と勝毛さんは自慢の名言を披露する。 「面倒くさい」という声に対しては、「結局チャットにテキスト入力するなら、Backlogに入れればいいじゃん」と勝毛さん。その結果、状況確認の時間が減り、自分の時間が増える。「未来の仕事のしやすさを今日のプロジェクト管理が作る」と、勝毛さんはまたもや名言を披露する。 このように勝毛さんは営業に対して「困ってますよね」と問題を提起し、「なぜそうなっているか」を説明し、その上でBacklogを使うとどのように問題が解決するかを説明。「やることが増えて面倒くさい」という気持ちより、「便利になって最高やん」と言ってもらうようにロジックを設計したわけだ。その上で、ヌーラボに導入セミナーをお願いし、用語やオーソドックスな使い方を営業メンバーに教えてもらったという。Backlogを使い慣れた勝毛さんがあえて説明しなかった理由は、「あくまで自分流の使い方なので、初めての人たちに使いやすいやり方として説明する自信がなかった」「別部署のマネージャー（＝勝毛さん）ではなく、外部の方に説明してもらったほうが素直に話を聞いてもらえるのではないかと考えた」という2つだ。 その結果、メディア総研は営業でもBacklogにチャレンジすることに。「タスクの依頼はチャットや口頭で行なわず、Backlogに起票する」「繰り返しチェックする可能性のある情報はWikiに」「1つの課題に複数のタスクが生まれた場合はタスクを分ける」「ミーティングはドキュメントで議事録をとる」「イベントが終わったら振り返り（KPT）をプロジェクトのWikiを作っておく」というシンプルなルールで、Backlogの運用を開始した。 イベント業務でのBacklogはまだ使い始め。自らプロジェクトを起こしたり、タスク起票するメンバーも増えたが、現時点での悩みは課題サイズがやたら大きいメンバーがいること。「だって課題＝営業ですよ」と勝毛さんは笑う。最後、「俺も言ってみてえ。『Backlogにない仕事は仕事として存在しない』（by 恩田さん）と」と抱負を語り、セッションを終えた。.
2月26日に都内で開催されたJBUG（Japan Backlog User Group）の勉強会。ユーザー事例セッションで登壇したメディア総研の勝毛哲也さんは、「脳内タスクをスーパー属人化でやってた営業」にBacklogを使ってもらうまでの試行錯誤を披露した。JBUGはプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」のユーザーグループ。Backlogを使ったい仕事のやり方や、タスク管理やチームワークの悩み、解決方法などを共有するコミュニティだ。2017年から始まったJBUG主催の勉強会はすでに140回以上記載されており、イベント管理を行なうconnpassに登録されているメンバーは3000名を超えている。 「Backlogを使って個人の脳内タスク管理からチームのプロジェクトマネジメントへ」というタイトルで講演したのは、会場となったメディア総研の勝毛哲也さんだ。勝毛さんはBacklog World 2024の運営チームにも入ったBacklog使いで、JBUGでの登壇も多い。 メディア総研は高専特化の採用支援事業を手がけており、主力事業として高専生向けの合同会社説明会を行なっている。しかし、こうしたオフラインのイベントでは企画や会場の手配、企業ブースの出展、学生参加者の募集、当日の運営まで数多くのタスクをこなさなければならない。そして、部署ごとにタスクを振り分けると、マーケや制作も関わるが、特に営業の負担が大きい。「これを今までチャットと口頭でやっていました。ヤバいですよね。ようやれたなと僕も思っています」と勝毛さんは振り返る。 今までなぜこれができていたのか？ これは単に営業の企画担当が全行程を一気通貫でタスク管理をしていたからだ。「営業は脳内タスクをスーパー属人的にやっていた。その人じゃないと、全体がよくわからないし、部署間の連携もうまくできない。ノウハウも溜まらないので、今年やったイベントを来年はまた一から始めないといけない」と勝毛さんと課題を語る。当然、営業担当が辞めると、そのイベントがまったく把握できなくなる。そして、実際に営業担当が辞めてしまったことで、会社は窮地に陥る。ただ、不幸中の幸いだったのは、営業以外の制作やマーケティングチームがもともとBacklogを使っていたことだ。以前からJBUGにコミットしていた勝毛さんのリードの元、「Backlogを使って、イベント管理をやろう」という機運が高まったのが、去年の話だという。勝毛さんが最初にやったのは、「使う意味を理解してもらう」こと。「口頭とチャットはもうやめよう、Backlogでやろうという提案は何度もしていた。でも、自分の脳内ではできているので、できてないことがわからない」と勝毛さんは語る。「どうにかやれてたつもりだけど、実際はやれていないことに、気づいていないだけなのかもしれない」と考えた勝毛さんは、「Backlogは面倒くさい」と考えている営業に対して、質問と気づきを与えることにした。 勝毛さんがイベント運営の現場で見たのは、昨年のイベントのことを調べるために聞き回り、探し回って、残業していた担当者の姿。「去年のイベントについてチャットの履歴を探したり、結局わからなくて迷宮入りしたことない？」と聞くと、営業はみんな「はい」と答えた。続く「タスクを誰がやって、どこまで進んでいるかわからない。なんなら期日通りに終わってない、着手してないことで、お客さまや社内の人に迷惑かけたことない？」と聞くと、こちらも実は「あるある」だったという。さらに「タスクを任されたけど、情報が断片的すぎて、調べていたら1日終わっていたことない？」と聞くと、これもみんなイエスの答え。しかも、自分に関係ある情報なのに、なぜか自分が見られない場所にあり、時間が無駄だと感じる人も多かった。情報が共有されていないと、無駄な時間を費やし、当然ながら仕事のモチベーションは下がってしまう。 なぜこんなことが起こるか？ これは「チャットですべてを済ませようとする問題」があるからだと勝毛さんは指摘する。チャットは簡単にメッセージを投げられるので、タスクを出す側は楽だが、依頼を受けた側は大変。メッセージがどんどん流れるので、依頼内容を探すのにも骨が折れる。そもそも自分に関係ないグループや参加していないグループが乱立して、勝手に話が進むと、未読はどんどん増えてしまう。未読が増えすぎると、「見ない」がデフォルトになり、コミュニケーションツールとしての役割を果たさなくなる。「チャットツールはそもそも情報を整理することに向いていない」と勝毛さんは指摘する。テキストで会話するためのツールなので、トピックごとに話をまとめたり、プロジェクト全体を俯瞰したり、タスクの担当や進捗を見るのには不向き。また、去年どうしたかを知るためには、担当者の記憶に頼ったり、チャット履歴から会話を追わなければならない。これでは時間がかかるのは当たり前。「チャットだけで完結するのは、自営業を一人でやっている人くらい。チームで仕事するためには、チャットだけでは難しい」と勝毛さんは語る。これに対してBacklogを使ったプロジェクト管理では、トピックごとに会話を見ることができ、会話にリンクが張れるので、作業の解像度が高くなる。コメントにやりとりも残り、タスクを誰が担当し、いつまでに、なにをやればいいのかも明確になる。そして、必要なときに通知が来るし、決まったことはWikiなどにストックできる。「プロジェクト管理は管理するものではなく、便利にするもの」と勝毛さんは自慢の名言を披露する。 「面倒くさい」という声に対しては、「結局チャットにテキスト入力するなら、Backlogに入れればいいじゃん」と勝毛さん。その結果、状況確認の時間が減り、自分の時間が増える。「未来の仕事のしやすさを今日のプロジェクト管理が作る」と、勝毛さんはまたもや名言を披露する。 このように勝毛さんは営業に対して「困ってますよね」と問題を提起し、「なぜそうなっているか」を説明し、その上でBacklogを使うとどのように問題が解決するかを説明。「やることが増えて面倒くさい」という気持ちより、「便利になって最高やん」と言ってもらうようにロジックを設計したわけだ。その上で、ヌーラボに導入セミナーをお願いし、用語やオーソドックスな使い方を営業メンバーに教えてもらったという。Backlogを使い慣れた勝毛さんがあえて説明しなかった理由は、「あくまで自分流の使い方なので、初めての人たちに使いやすいやり方として説明する自信がなかった」「別部署のマネージャー（＝勝毛さん）ではなく、外部の方に説明してもらったほうが素直に話を聞いてもらえるのではないかと考えた」という2つだ。 その結果、メディア総研は営業でもBacklogにチャレンジすることに。「タスクの依頼はチャットや口頭で行なわず、Backlogに起票する」「繰り返しチェックする可能性のある情報はWikiに」「1つの課題に複数のタスクが生まれた場合はタスクを分ける」「ミーティングはドキュメントで議事録をとる」「イベントが終わったら振り返り（KPT）をプロジェクトのWikiを作っておく」というシンプルなルールで、Backlogの運用を開始した。 イベント業務でのBacklogはまだ使い始め。自らプロジェクトを起こしたり、タスク起票するメンバーも増えたが、現時点での悩みは課題サイズがやたら大きいメンバーがいること。「だって課題＝営業ですよ」と勝毛さんは笑う。最後、「俺も言ってみてえ。『Backlogにない仕事は仕事として存在しない』（by 恩田さん）と」と抱負を語り、セッションを終えた。
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